Case Study: Automatizované vyťaženie a spracovanie faktúr pomocou AI

Collective Services poskytuje zdieľané služby viacerým sesterským spoločnostiam pôsobiacim v oblasti kreatívy, médií, dát a digitálneho marketingu, medzi ktoré patria napríklad Wiktor Leo Burnett, Starmedia, Data on Steroids, Think Big Collective a Socialists.

Spracovanie prijatých faktúr si vyžadovalo množstvo opakujúcich sa manuálnych úkonov. Každý doklad bolo potrebné otvoriť, prečítať, prepísať údaje, identifikovať dodávateľa a správnu spoločnosť zo skupiny, založiť záznam v systéme Scoro, priložiť originál a priradiť schvaľovateľa.

Pri väčšom počte spoločností a dokladov tento proces zaberal administratívnu kapacitu a zároveň vytváral priestor na chyby, duplicity alebo nesprávne priradenie faktúry.

Pre Collective Services sme vytvorili AI digitálneho agenta, ktorý celý proces spracovania prijatých faktúr vykonáva automaticky:

• nepretržite sleduje určený priečinok v Microsoft SharePointe,
• spracuje PDF dokumenty, skeny aj fotografie faktúr,
• pomocou technológie AWS a umelej inteligencie rozpozná kľúčové údaje zo slovenských a českých dokladov,
• overí dodávateľa a jeho IČ DPH v oficiálnom európskom registri VIES,
• identifikuje, ktorej spoločnosti v skupine je faktúra adresovaná,
• vyhľadá dodávateľa v Scoro alebo ho automaticky založí s overenými údajmi,
• vytvorí kompletný záznam prijatej faktúry vrátane dátumov, sumy, meny, platobných symbolov a predmetu fakturácie,
• priradí správneho schvaľovateľa a odošle faktúru do schvaľovacieho procesu,
• priloží originál dokumentu priamo k záznamu v Scoro,
• odošle súhrnnú notifikáciu o úspešnom spracovaní alebo upozorní na problém.

Súčasťou riešenia sú aj bezpečnostné a kontrolné mechanizmy. Systém kontroluje povinné údaje a duplicity, pri nejednoznačnosti spracovanie zastaví a dokument presunie medzi chybné doklady. Faktúru tak nezaeviduje neúplnú ani dvakrát.

• Výrazné skrátenie času potrebného na spracovanie prijatých faktúr.
• Odstránenie rutinného ručného prepisovania údajov do Scoro.
• Jednotné a overené údaje o dodávateľoch vďaka prepojeniu na register VIES.
• Automatické priradenie faktúry k správnej spoločnosti a schvaľovateľovi.
• Nižšie riziko preklepov, duplicitných záznamov a nesprávneho zaevidovania dokladov.
• Úplná dohľadateľnosť faktúr vrátane originálneho dokumentu a informácie o stave spracovania.
• Možnosť zvládnuť rastúci objem faktúr bez potreby zvyšovať administratívne kapacity rovnakým tempom.

Collective Services získala digitálneho kolegu, ktorý zabezpečuje rutinnú časť spracovania faktúr nepretržite a konzistentne. Administratívny a finančný tím sa môže sústrediť na kontrolu, schvaľovanie a rozhodovanie namiesto manuálneho prepisovania údajov.

Riešenie zároveň zjednotilo evidenciu naprieč viacerými spoločnosťami v skupine, zvýšilo kvalitu dát v Scoro a prinieslo lepší prehľad o každom spracovanom aj problémovom doklade. Automatizácia je pripravená škálovať spolu s rastúcim počtom faktúr a firiem bez zásadnej zmeny existujúcich pracovných postupov.